Внедрение ELMA и создание единой информационной среды в группе компаний Техностром

ЗАО «Техностром» – управляющая компания группы предприятий по производству и продаже строительных материалов. Проект внедрения системы ELMA, названный «Единая информационная среда «Техностром»», позволил автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами компании, работу по согласованию договоров, а также ряд юридических процессов по взысканию задолженностей с контрагентов предприятия.

Важным этапом проекта стала реализация механизма учета единиц техники компании и составляющих деталей, с привязкой к сведениям о плановых работах, активных задачах и бизнес-процессах, в которых задействована данная техника. ВPM-система отслеживает текущую наработку техники и сигнализирует об истечении сроков ее эксплуатации, автоматически формирует ряд необходимых предприятию отчетов о ходе использования, ремонте деталей и единиц техники.

В рамках проекта внедрения реализованы:

• Интеграция системы c LDAP, e-mail, 1С.

• Проверка по ИНН при создании карточек контрагентов в системе.

• Автоматическое переназначение задач при замещении сотрудников.

• Контур CRM, договорные и юридические процессы, контур «Карточка единицы техники».

Контур CRM

В электронной базе клиентов компании добавлен новый тип контрагентов – объект строительства. По каждому объекту заполняются статус, ответственный, сроки строительства и связанные с ним контрагенты (проектировщики, подрядчики и т.д.), реализован механизм защиты от дублирования объектов строительства в системе. Местоположение каждого объекта отмечается на Яндекс.Картах.

С помощью новых кнопок на панели инструментов и служебных процессов определяются менеджеры по направлениям продаж стройматериалов, которые будут прорабатывать данный объект. Для каждого направления – отдельная вкладка, чтобы понимать, с кем по каким материалам контактировать, какие переговоры проводились, и что было отгружено. История заявок заполняется автоматически в ходе процесса «Заявка на отгрузку».

Аналогично объекту строительства настроена карточка контрагента-юридического лица. Есть закладки по поставкам стройматериалов, добавлены кнопки для назначения ответственных за направления продаж. Все связанные объекты строительства и их статусы также отмечаются на карте.

Во вкладке «Финансы» автоматически формируется отчет о покупках контрагента по данным из 1С. Он позволяет отслеживать, есть ли задолженность по оплате, и принимать решение о новых отгрузках.

Договорная работа и процессы по взысканию задолженностей контрагентов

В системе ELMA автоматизированы бизнес-процессы согласования договоров и прикрепления оригиналов договорных документов. Реализован отчет «Долги менеджеров по контрагентам». Для того чтобы регламентировать этапы взыскания задолженностей клиентов предусмотрены бизнес-процессы «Исходящая претензия» и «Подача искового заявления».

Контур «Карточка единицы техники»

Для различных подразделений и организаций, входящих в состав холдинга, были реализованы портлеты с перечнем видов имеющейся техники. Подобные страницы созданы для механиков и главных механиков компаний. При этом в портлете для механиков справа от списка техники отображаются рабочие задачи, по которым они назначены ответственными. У главных механиков – все задачи, связанные с эксплуатацией техники, поставленные в подразделении.

При клике на определённый вид техники в портлете, открывается перечень единиц техники данного вида. При выборе одной из них – карточка единицы техники.

В левой части карточки единицы техники отображается список составляющих деталей. В правой части представлена информация о плановых работах и активных задачах, связанных с техникой.

Выбрав конкретную деталь, сотрудник может открыть карточку этой детали и посмотреть список ее атрибутов, а также перечень задач по бизнес-процессам, в которых была задействована данная деталь.

Если текущая наработка детали превысила срок эксплуатации, сама деталь и соответствующая единица техники будут подсвечиваться красным цветом.

В верхней части карточки единицы техники находятся активные кнопки, которые запускают соответствующие процессы. Набор кнопок зависит от прав доступа конкретного сотрудника. Так, например, водители и операторы после окончания смены, могут выбрать кнопку «Добавить чек-лист» и отметить флажком неисправности в технике из общего списка. Задачи проверить и устранить указанные неисправности автоматически отправятся ответственным специалистам.

Составляющие техники и детали, необходимые для ремонта, хранятся на центральном складе предприятия, учет на котором ведется в 1С. При этом в каждом цехе есть свой склад деталей для проведения срочного ремонта. Чтобы специалисты цеха имели под рукой данные о том, какие детали есть в наличии, какие находятся в ремонте или были списаны, в системе реализованы процессы «Промежуточного склада». Они автоматически изменяют статусы и другие атрибуты деталей в ходе выполнения работ.

По всем карточкам единиц техники автоматически формируются отчеты:

• Список деталей с завершающимся сроком эксплуатации.

• Отчет по проведенным работам (работы по чек-листу, плановые и внеплановые работы).

• Отчет по ремонту деталей.

• Отчет по списанным деталям.

• Отчет по чек-листам.

Таким образом, внедрив BPM-систему ELMA, компания «Техностром» поучила решение, соответствующее специфике деятельности и потребностям предприятия. При этом система не «бетонирует» настроенные и автоматизированные в ходе проекта бизнес-процессы. Каждый из них в последствии можно изменять и развивать без остановки работы системы в компании.