Компания John Deere оптимизировала процесс закрытия финансового месяца с помощью ЭДО

Компания перевела в электронный вид 40 000 документов по продаже запасных частей, внедрив обмен электронными юридически значимыми документами через систему Диадок оператора СКБ Контур между внутренними подразделениями.

John Deere является ведущим мировым производителем сельскохозяйственного оборудования и одним из лидеров по производству строительной, лесозаготовительной и садово-парковой техники. Российское представительство компании насчитывает несколько филиалов, в том числе продающее подразделение «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз» с головным офисом в Москве и ООО «Джон Дир Русь», объединяющее в себе центральный склад в Домодедово и заводы по производству в Домодедово и Оренбурге. На территории России компания работает с более чем 30 дилерами, поставляя запчасти и технику более чем в 120 дилерских центров.

Процесс оформления продажи дилерам состоит из двух этапов: сначала оформляются документы (счета-фактуры и товарные накладные ТОРГ-12) между ООО «Джон Дир Русь» и продающим подразделением компании «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз». Это более 40 000 документов в год, которые в конце каждого месяца печатались и заносились в архив, что отнимало значительное время у бухгалтерского отдела компании. Вторым этапом происходит выставление счетов-фактур и ТОРГ-12 дилерам компании. Это удваивает количество документов до 80 000 в год и значительно увеличивает затраты на обслуживание бумажного документооборота: печать, обработку и доставку документов.

Поэтому в конце 2011 года в российском представительстве John Deere началась работа по внедрению системы электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) Диадок компании СКБ Контур. «Юридическая значимость электронных документов обеспечивается электронными подписями, документы не требуют распечатки и передаются через интернет. Бухгалтерия сразу же проявила интерес к системе ЭДО, – рассказывает Максим Вдовин, менеджер проекта Диадок. – Это естественно, так как ЭДО – это способ не только сократить неизбежные и никому не нужные издержки на бумажный документооборот, но и оптимизировать работу внутренних отделов компании».

После подключения интеграционного модуля системы ЭДО для внутренней системы складского учета по запасным частям (1С), что не потребовало никаких дополнительных доработок конфигурации 1С, John Deere отправила первые документы между подразделениями для сопровождения последующих сделок по запасным частям с дилерами. На данный момент в компании полноценно реализован обмен электронными документами непосредственно в 1С и началось планомерное подключение дилеров к Диадоку.

«Теперь, когда у бухгалтерии нет необходимости тратить время на печать, подписание и архивирование внутренних документов по папкам, процесс закрытия финансового месяца стал быстрее и эффективнее. Если ранее в конце каждого месяца приходилось нанимать стажеров, то сегодня бухгалтерия не только самостоятельно справляется с объемом документооборота, но и решает дополнительные задачи по оптимизации работы. Система ЭДО является дополнительным фильтром своевременного распознавания всех ошибок в реализациях, таких, например, как отсутствие и длина обязательных реквизитов, соответствие единиц измерения и других, – рассказывает Антон Шиманов, менеджер проектов в сфере информационных технологий компании John Deere. – До перевода документооборота со всеми дилерами в электронный вид о значительной выгоде в финансовом плане говорить не приходится (несмотря на то, что она все же есть и складывается из экономии на хранении и рабочего времени), но большой вклад в эффективность работы ощутим во многих спектрах, указанных выше».

В ближайших планах компании перевод дилеров на ЭДО по сопровождению сделок по запасным частям, а так же завершение интеграции с системой SAP для перевода в электронный вид документооборота по продаже техники, включая подписание договоров.

<Справка о компании>

John Deere является ведущим мировым производителем сельскохозяйственного оборудования и одним из лидеров по производству строительной, лесозаготовительной и садово-парковой техники. Сегодня Deere&Company (бренд John Deere) является предприятием с штатом сотрудников в 67 000 человек по всему миру. Компания владеет 65 заводами в 19 странах мира, ведет бизнес в 36 странах, а продукция компании продается более чем в 160 странах мира. Чистая прибыль компании по всему миру за 2013 финансовый год составила $3,537 млрд.